【生活】テレワーク・在宅勤務や日常生活で出てくる書類の処分方法
テレワーク・在宅勤務を行う方が増えてきている中、会議も在宅で行われることは決して珍しくなくなりました。
会議となると、今までは参加者のための資料を印刷して配布を行いましたが、今では資料を事前に送ったり、会議中に共有したり、紙に印刷する行為も減りました。
しかし会議の主催者など、会議の主役となる方はメモもかねて自分用の資料を持っていることもまだまだ多くあります。
テレワーク・在宅勤務だからこそ、社外秘の情報が詰まった資料の処分については非常にデリケートな問題となります。
またテレワーク・在宅勤務を行っている方に限らず、普段自宅に届く個人宛の書類にも多くの個人情報が存在しています。
そのままゴミ袋にまとめて捨てても良いですが、個人情報をそのまま野ざらしにしているのと同義となります。
治安の良い地域であれば大きな問題になることも少ないかもしれませんが、場合によっては大きな問題になるリスクは常に潜んでいます。
そんな社外秘や個人情報が詰まった書類の処分方法とその重要性について書いていきます。
個人情報・社外秘情報の重要性
個人情報や社外秘情報に限らず、「情報」は大きな価値を持ちます。
amazonや楽天市場などで出てくる「あなたにおすすめ」は過去の購買・閲覧履歴という情報をもとに、購買される可能性が高い商品リストです。
またレシートの買取アプリにある通り、普段の買い物内容ですら、重要なじょじゅ法となります。
同様に、多くの方が利用しているクレジットカードやキャッシュレス決済も非常に重要な情報です。
ただでさえ、日常生活においても多くの情報がある中、個人宛に届く書類や社内の会議資料の重要性はより高いものとなります。
その書類を見ることが出来れば、より深い個人情報、企業の戦略が筒抜けとなってしまいます。
個人情報が筒抜けになることで、想定外の勧誘を受けるようなリスクがあります。
またサラリーマンであれば、社外秘情報を漏らしたことによる罰則を受ける可能性も少なからずあるでしょう。
個人情報・社外秘情報が洩れるメリットは皆無で、テレワーク・在宅勤務が普及してきた今だからこそ、改めて情報を守る重要性を認識する必要があります。
情報を守るために、情報を正しく処分しよう
情報流出のリスク
社内情報が詰まった会社パソコンの持ち帰りを禁止している会社も存在しているくらい、情報の管理は非常に難しいものです。
テレワーク・在宅勤務が普及してくると会社パソコンの持ち帰りも一定のルールを設けて認める会社もありますが、印刷した資料に対するルールまで明確に決まっていないことがあります。
会議のためなど必要に駆られて資料を自宅に持ち帰るも、その処分方法を誤り、社外に漏れることで、競合他社に先を越されることで会社の売上損失が生じるだけでなく、流出の原因となれば何かしらの処分を受ける可能性もあります。
特に個人情報を扱う業務を行っている場合、会社の信用リスクにも影響してきます。
また個人で契約している内容が漏れれば、不必要なしつこい勧誘を受ける可能性が高まるだけでなく、それによって必要な来訪者への応対を満足に出来なくなるリスクもあります。
正しく情報を処分しよう
出社時にしかるべき対応を実施する
サラリーマンの方であれば、社内の資料であれば出社時にまとめて処分することが最も対応方法を間違えずに済みます。
しかし資料を往復の通勤分持ち運ぶため、紛失するリスクは決して「0」ではありません。
自宅用シュレッダーで処分する
企業によっては自宅での処分・持ち帰りを禁止している場合もありますが、そうでない場合は自宅での処分も有効です。
ただし、裁断幅や裁断方法によっては簡単に復元できるため、要注意です。
おすすめシュレッダー
シュレッダーの裁断方法では、最も細かく復元に手間の掛かる「マイクロクロスカット」がおすすめです。
「マイクロクロスカット」であれば2mm程度の幅に細かく裁断されます。
まっすぐ裁断する「ストレートタイプ」は復元が非常に容易なため、おすすめできません。
おすすめ①：（手動）サンワダイレクト 400-PSD010
手動かつ2,000円台で購入可能な「サンワダイレクト 400-PSD010」は書類が少ない方や自宅へ届く郵送物の処分に最適です。
今は少なくなりましたが、CDやDVDの処分も可能です。
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おすすめ②：（電動）GBC シュレッダー GSHA28M-BZ
電動シュレッダーは1万円近く掛かることも珍しくありませんが、こちらは6,000円台で購入可能です。
値段もさることながら、不要になったクレジットカードの処分も可能です。
ただし、最大A4サイズ5枚まで、連続稼働時間3分と書類が多い方には不向きです。
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おすすめ③：（電動）アイリスオーヤマ P4HMS-W
値段は1万円前後しますが、連続稼働時間が10分と長く、多くの書類をまとめて処分することが可能です。
最大裁断枚数は4枚と多くはありませんが、連続稼働時間が長いため、週末にまとめて処分したいという方には特におすすめです。
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おすすめ④：（電動）Bonsaii C221-C
値段は1万円ちょっとしますが、最大裁断枚数8枚かつ連続稼働時間12分とコスパが優れた電動シュレッダーです。
ローラーが付いているため、持ち運びも容易です。
また投入枚数が多すぎた場合は自動で逆回転し、紙を巻き戻す「オートリバース機能」も付いているため、故障リスクを減らすことになります。
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まとめ
テレワーク・在宅勤務が普及した昨今では社内資料を自宅に持ち帰ることも珍しくなくなりました。
通勤時間をなくすことが出来るテレワーク・在宅勤務を積極的に利用している方が多い一方で、社内の重要な情報が社外に流出するリスクは高まりました。
会議資料などを止む無く紙に出力して自宅で使用した後に処分方法を誤れば、会社から処分の対象となるだけでなく、個人情報などを扱っている場合、会社自体が大きなリスクにさらされかねません。
また自宅に届く個人宛の郵送物も同様に多くの情報が詰まっており、悪用されるリスクも同様にあります。
情報を容易に持ち出せる昨今だからこそ、自分自身を守るためにも改めて正しく情報を管理・処分するようにしましょう！
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